Dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy niszczącej?
Większość prywatnych przedsiębiorstw do pewnego momentu nie traktowało utylizacji dokumentów poważnie. Zmieniło się to wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej. Kolejnym kamieniem milowym w gromadzeniu i przetwarzaniu informacji było wprowadzenie RODO w 2018 roku. W rozporządzeniu warunki pozbywania się danych zostały precyzyjnie określone, dlatego dziś właściciele spółek chętnie decydują się na pomoc profesjonalnych firm, by uniknąć problemów z usuwaniem archiwów. Przedstawiamy zalety, które przemawiają za skorzystaniem z usług zakładów zajmujących się utylizacją zbędnych dokumentów.
Niszczenie dokumentów odbywa się w zgodzie z obowiązującą normą
Wszystkie akta określana się poziomem tajności. Klasyfikacja determinuje wykorzystanie urządzeń, które będą w stanie zniszczyć dokumenty w taki sposób, aby uniemożliwić ich ponowne odczytanie. Dokumenty zawierające dane osobowe muszą ponadto zostać zutylizowanie zgodnie z normą ISO 21964. Sprzęt spełniający wymogi znajduje się w dyspozycji profesjonalnych firm niszczących.
Firma niszcząca dokumenty wystawia certyfikaty
Czasem jednym z warunków przeprowadzenia utylizacji jest przedstawienie dowodów prawidłowego zrealizowania procesu. Własnoręczne niszczenie dokumentów nie daje nikomu takiej pewności. W przypadku skorzystania z profesjonalnej usługi można liczyć na otrzymanie certyfikatu poświadczającego całkowite i nieodwracalne usunięcie danych. Posiadanie zaświadczenia to atut, który przyda się w różnych sytuacjach, zwłaszcza podczas audytów i kontroli z urzędów.
Szybkie tempo niszczenia dokumentów
Skutecznie przeprowadzony proces wymaga czasu albo inwestycji w bardzo wydajny sprzęt. W obu przypadkach oznacza to stratę pieniędzy, ponieważ oddelegowany do niszczenia pracownik nie może zająć się innymi obowiązkami. Firma niszcząca dokumenty odbiera je bezpośrednio z miejsca składowania, a następnie korzysta z własnych, potężnych urządzeń. To pozwala przedsiębiorstwu na ogromną oszczędność.
Firma niszcząca dokumenty umożliwia podgląd procesu
Profesjonalnym firmom nie trzeba wierzyć na słowo. Utylizacja odbywa się w towarzystwie kolorowych kamer, a obraz zapisywany jest na płycie, która zostaje oddana klientowi bez żadnych wyjątków. To najlepszy dowód na uskutecznienie procesu niszczenia.
Gwarancja bezpiecznego i trwałego zniszczenia dokumentów
Im mniej osób ma dostęp do dokumentacji przed jej utylizacją, tym lepiej. W firmach niszczących bardzo poważnie traktuje się kwestię bezpieczeństwa. Upoważnieni pracownicy zabierają akta do specjalnie wyznaczonego, strzeżonego miejsca. Tam odbywa się cały proces. W efekcie nikt inny nie ma możliwości wglądu do archiwów – nawet pracownicy przedsiębiorstwa utylizacyjnego, którzy są w tej kwestii odpowiednio przeszkoleni.
Profesjonalne podejście firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów oraz nośników danych jest nie do przecenienia. Dzięki fachowym usługom zyskuje się pewność, że wszystko zostało przeprowadzone zgodnie z zasadami sztuki, co w przyszłości pozwala uniknąć kłopotów prawnych.